Офисный переезд – как оптимизировать процесс

В народе в шутку говорят, что один переезд равен двум пожарам. И те, кто сталкивался с масштабными переездами на личном опыте, прекрасно знают насколько это непростой процесс. Но одно дело, когда вам нужно решить бытовую задачу, связанную со сменой места жительства. И совершенно другое, когда возникает необходимость переезда офиса целой компании.

Переезд офиса – найти оптимальное решение

Рано или поздно, практически любая компания сталкивается с необходимостью смены локации. Причины могут быть самые разнообразные: развитие бизнеса и потребность в большем рабочем пространстве для сотрудников, либо наоборот оптимизация затрат и переезд в меньшее помещение; перевод деятельности в другой регион или открытие филиалов, куда необходимо переместить часть персонала, а также обстановки офиса; и так далее…

Во всех этих случаях, перед менеджментом предприятия возникает вопрос: как организовать офисный переезд и оптимизировать процесс, чтобы он оказал минимальное влияние на операционную деятельность. Ведь переезд офиса, в отличие от смены квартиры, может напрямую влиять на финансовые результаты компании. Во-первых, простой в работе может негативно сказаться на результатах. Как известно, время – деньги. Во-вторых, нарушение привычного уклада и устоявшихся бизнес-процессов может приводить к ошибкам. И в третьих, – вероятность возникновения прямого или косвенного ущерба имуществу при неосторожном обращении во время транспортировки или погрузки/разгрузки.

Глобально, существует 2 основных способа осуществить офисный переезд:

• самостоятельно – силами самих сотрудников и собственным автотранспортом;
• услуги профессионалов – заказать комплексное решение задачи офисного переезда в сервисной компании.

Авторам публикации самим приходилось сталкиваться со сменой офиса. Поэтому мы не по наслышке знакомы с нюансами переезда. При чем, у нас был опыт, как самостоятельного перемещения офиса на новое место, так и аутсорсинг этой услуги силами стороннего Сервиса. Из опыта можем однозначно сказать, что оптимальным вариантом является именно второй. Даже в финансовом отношении, в большинстве случаев, привлечение профессионалов для переезда офиса, является лучшим решением. Главное – это выбрать надежного исполнителя. Например, в Киеве помочь с переездом офиса может компания «Инка-Транс» (https://inka-trans.ua/perevozki-kiev/ofisnyj-pereezd/).

Ниже мы подробнее перечислим основные факторы, которые говорят в пользу варианта аутсорсинга, как оптимального решения задачи переезда офиса.

Минусы самостоятельного переезда

Казалось бы, что сложного в переезде офиса? Раздать указание сотрудникам собрать и подготовить вещи, мебель и оборудование к перемещению, найти или использовать собственный транспорт, составить график перевозки и все осуществить собственными силами. На первый взгляд задача выглядит довольно простой и легко решаемой.

Однако на практике, компании, которые идут по такому пути сталкиваются с массой нюансов и проблем. И мы даже не будем глубоко уходить в проблематику простого нежелания сотрудников заниматься «не своим делом». На поверхности хватает других причин, почему самостоятельный переезд мало эффективен.

Во-первых, персонал действительно будет заниматься не тем, чем должен. Т.е. вместо того, чтобы зарабатывать компании деньги, выполняя свои непосредственные обязанности, сотрудникам придется тратить время и силы для непрофильной задачи. (При этом основные обязанности никто с них не снимал!).

Во-вторых, отсутствие опыта по упаковке, сборке/разборке мебели, оборудования, погрузочно-разгрузочным работам и всем остальным сопутствующим задачами, приводит не только к затягиванию процесса, но еще и зачастую к непосредственному ущербу имуществу.

В третьих, на самом деле экономия в 99% случаев будет мнимой. Из-за неэффективного подхода к организации процесса и отсутствия опыта, суммарные затраты на переезд офиса собственными силами будут, как минимум, сопоставимы со стоимостью услуг профессионалов. А как максимум – общие реальные затраты будут выше, если посчитать все составляющие факторы (бензин, непрофильное использование персонала, ошибки и накладки в операционной деятельности, порча и ущерб имуществу в следствие неквалифицированных действий и т.д…)

Почему лучше обратиться к профессиональным перевозчикам

Переезд офиса – это целый комплекс мероприятий, который необходимо грамотно спланировать и качественно выполнить, чтобы выполнить задачу с минимальными затратами времени, сил и средств.

Одно из главных преимуществ профессиональных перевозчиков – профильная специализация. Подготовка, планирование, сборка/разборка, упаковка, погрузочно-разгрузочные работы, подбор необходимого транспорта и маршрута движения, составление графика операций – все это ежедневная и основная работа для профильной компании, которая оказывает услуги переезда офисов. А, как и в любой деятельности, профессионал сделает все быстрее и качественнее, чем аматор.

Основные преимущества комплексного подхода к офисному переезду:

• Экономия времени. Время – деньги.
• Любое удобное время для заказчика – 24/7. Решить задачу можно в нерабочее время или на выходных, когда это окажет минимальное влияние на бизнес.
• Индивидуальный подход. Каждый вид предпринимательской деятельности имеет свои особенности. Поэтому важно учесть все факторы и подходить к решению задачи с учетом индивидуальных потребностей.
• Быстрая и профессиональная разборка/сборка. Мебель, техника, оборудование – требуют определенной подготовки при переезде. Сборку и разборку лучше доверить профессионалам.
• Правильная упаковка. В любом офисе будет уйма предметов, которые потребуют грамотного подхода к упаковке для перемещения. Это только на поверхностный взгляд кажется, что вещей мало. На самом деле, когда вы начинаете готовиться к переезду, количество имущества (в том числе хрупкого) множится в геометрической прогрессии.
• Бережная погрузка/разгрузка, а так же транспортировка. У профессиональных компаний уже наметан глаз на подбор необходимого транспорта, который оборудован всем необходимым для бережного перемещения грузов.  Кроме этого, заказывая услуги грузоперевозки, можно заранее оговорить вопросы сохранности и финансовой ответственности перевозчика в случае повреждения груза по его вине.
• Переезд «под ключ». Самое главное – заказчик не тратит свои силы, время и внимание на ненужные процессы. Вы заказываете услугу и получаете готовый результат. Условно, в пятницу ваши сотрудники уходят с работы со старого офиса, а уже в понедельник приходят в новый, где все готово к продолжению работы. Именно так должен выглядеть идеальный офисный переезд, когда для бизнеса он происходит практически незаметно.
• Понятный бюджет. Заказывая платную услугу, вы заранее будете знать сумму затрат и четко понимать бюджет процесса. Кроме этого, вы еще и получаете определенные гарантии со стороны исполнителя.

Решать в каком виде осуществлять офисный переезд, конечно, будет непосредственно руководитель. Каждая ситуация по-своему уникальна и требует индивидуального подхода к задаче. Какой бы из вариантов вы не выбрали – самостоятельный переезд или услуги профессионалов, наша рекомендация, хотя бы предварительно сравнить оба варианта. При чем оценивать нужно не только финансовую сторону вопроса, а и все факторы в совокупности.

Со своей стороны, БизнесМаркет обращает внимание, что найти исполнителей или заказчиков транспортных услуг для предпринимателей, можно благодаря доске объявлений для бизнеса. Самый простой способ – разместить объявление на профильном интернет-портале. И мы желаем нашим Пользователям, чтобы ваши офисные переезды были легкими и связаны только с расширением и развитием бизнеса.