Улучшение эффективности бизнеса через передовую оргтехнику

Установлено, что автоматизация документооборота на любом предприятии ведет к повышению эффективности производства. Используя цифровые процессы бизнес снижает нагрузку на такие секторы как планирование, кадры, реализация товаров и услуг.

Роль оргтехники в современном бизнес-процессе

Автоматизированные финансовые линии, современные МФУ, принтеры и пр. позволяют систематизировать и упростить работу бухгалтеров и сметчиков, от чьей работы в большой степени зависит развитие бизнеса. Передовая оргтехника в среднем обеспечивает следующие показатели (согласно отчету Siemens Business Services):

• экономия рабочего времени — 18-27%;
• снижение стоимости хранения архивов — 80%;
• сокращение бюджета на бумажное делопроизводство — 60%;
• общий рост производительности труда — 25-30%;
• ускорение принятий решений, поиска документа, реализации проекта — 15-20%.

Кроме качественного улучшения рентабельности бизнеса, обеспечение сотрудников современной оргтехникой косвенным образом влияет на общую атмосферу в коллективе. Повышается уровень корпоративной культуры, происходит профподготовка или переподготовка персонала для работы с IT-технологиями. Минимальный набор оргтехники для офиса включает:

• МФУ;
• мини АТС, телефоны, факсы;
• GSM-шлюзы;
• интерактивные презентационные доски;
• уничтожители документов, пр.

Многофункциональные принтеры: неотъемлемый помощник в офисе

Современный лазерный или струйный принтер легко объединяет все задачи печати в одном устройстве. Кроме сканирования, копирования и печати большинство моделей для офиса совмещаются с ПК под управлением различных операционных систем, имеют опции факса.

1. Canon Pixma — лучшая бюджетная модель 2022 года. Специальная печать обложек (CD/DVD/Blu-ray), объемные (200 листов) лотки подачи бумаги. Более дорогие модели, например, Canon MB5420 с продуктивностью 25000 страниц на одном картридже, имеют опции сканера, копира, оснащаются 9 различными профилями, есть функция истории записи.
2. HP OfficeJet Pro — принтер/сканер/факс обеспечивает печать 24 листа в минуту, рабочий цикл до 30 000 страниц, несколько опций подключения (Ethernet, Wi-Fi, USB, RJ-11).
3. Серия офисных принтеров Brother MFC с функциями копировального аппарата и факса — одни из самых экономичных в среднем ценовом сегменте.

Сканеры и документооборот: оцифровка для эффективности

Электронный документооборот снижает затраты на хранение архивов, аренду, ускоряет делопроизводство в целом и снимает с сотрудников большинство рутинных задач. Быстро оцифровать бумажные носители и правильно архивировать документы помогут сканеры, современный рынок предлагает различный функционал техники для потоковой, протяжной или роликовой оцифровки.

Компактные устройства работают с высокой скоростью (от 1,5 страниц за секунду) при нагрузке в среднем 25000 листов в день. Синхронизация сканера с системами ЭДО через драйвера, обеспечивает загрузку документов непосредственно в систему.

Проекторы и интерактивные доски: современные решения для презентаций

Можно утверждать, что первая интерактивная презентация была проведена сразу после изобретения проектора, когда в темной комнате преподаватель показывал слайды.

Современные интерактивные доски с магнитно-маркерной поверхностью — это устройство ввода и позиционирования курсора (стилуса). Ультразвуковой излучатель сигнала синхронизируется с УЗ-микрофонами, расположенными в верхней части доски и выводит на изображение презентации необходимые элементы простым рисованием.

Вместо классических проекторов, которые имеют два неприятных эффекта (слепят выступающего и формируют тень на экране) в современных досках используют трансмиссионные экраны, которые работают на просвет. Второй вариант — использование проекторов с выносным модулем, который крепится к раздвижной штанге и оснащается необходимым оптическим трактом.

Модификация, компоновка и создание новых слайдов в процессе обеспечивает ПО, которое разнится в зависимости от модели офисного проектора.

Системы видеоконференцсвязи: связь без границ

Телекоммуникационная технология, обеспечивающая оперативное обсуждение и решение производственных вопросов — одна из главных систем для развития бизнеса. Небольшой офис, с числом сотрудников до 10, работающих в одном здании может обойтись без конференцсвязи, но производство среднего сегмента с филиалами отделений неизменно будет уступать конкурентам с развитой системой коммуникации.

БизнесМаркет — biznesmarket.com.ua

ВКС системы работают на основе различных архитектур (MCU, Simulcast, SVC и др.), выбор осуществляется в зависимости от требований вендора. Самыми распространенными остаются:

• выделенная (аппаратная) система, типа терминала TrueConf Group;
• облачная;
• гибридная система.

Преимущества видеоконференцсвязи очевидны — экономия времени, снижение затрат на другие средства связи, возможность вести переговоры из любой точки, используя синхронизацию через смартфон.

Важной составляющей офисной оргтехники остаются GSM-шлюзы, устройства объединяют мобильную сеть с VoIP. Техника помогает значительно сократить бюджет компании на СМС-рассылках, звонках.

Оргтехника и экологичность: выбираем устройства с учетом устойчивого развития

Основная проблема развитых компаний — утилизация офисной оргтехники, которая морально и физически устарела. Законодательство нашей страны запрещает просто выбрасывать отработанный принтер или сканер, особенно с учетом того, что большинство устройств находятся на балансе предприятия.

Необходимо заключать договор с утилизирующей фирмой, которая проведет безопасную раскомплектовку агрегатов. Выбирая оргтехнику для развития офиса необходимо придерживаться следующих критериев:

• принтеры, сканеры и пр. должны быть с комплектующими из перерабатываемого экологичного материала;
• высокие показатели энергоэффективности;
• возможность апгрейда.

Вариант не покупать, но брать в аренду редко используемую технику (уничтожитель бумаг, проектор) позволит эффективно распределить производственный бюджет.